Allgemein

Office 365 erfolgreich mitbestimmen

2. Juni 2020, von Jörg Schanko, Geschäftsführer, Konverion UG

Worüber reden wir eigentlich?

Das ist die erste Frage, die es zu klären gilt. Dank Microsofts Marketingstrategie heißt irgendwie alles „Office 365“ – oder inzwischen auch „Microsoft 365“. Darunter fallen dann sämtliche Online Dienste wie Exchange, SharePoint, Teams und zahllose weitere, die „altbekannten“ Desktop-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint,..), das Azure Active Directory und fast immer auch die „Enterprise Mobility & Security Suite (EMS)“. Interessanterweise stellt man oft hier bereits fest, dass selbst der Arbeitgeber keine ganz konkreten Vorstellungen hat, was er denn eigentlich genau einsetzen will. In diesem Fall empfiehlt sich eine einfache Frage:

Warum denn eigentlich?

Office 365 ist ein großer Baukasten, aus dem man sich die Komponenten zusammenstellen kann, die man braucht um seine gesteckten Ziele zu erreichen. Es ist ein Mittel zum Zweck – kein Selbstzweck. Daher ist es mehr als sinnvoll, sich frühzeitig ernsthafte Gedanken darüber zu machen, was denn durch den Einsatz von Office 365 überhaupt erreicht werden soll. Je klarer man das Ziel definiert hat, je einfacher fällt die Auswahl der notwendigen Komponenten. Und niemand benutzt ein Werkzeug, nur weil es eben da ist.

Vor allem wird bei dieser Übung deutlich, dass man das Thema „mobiles Arbeiten“ geregelt haben sollte, bevor man mit Office 365 anfängt. Denn das ist gerade einer der Schwerpunkte von Office 365: Arbeiten zu ermöglichen, egal wann und wo.

Jetzt wird es konkret!

Wenn die Frage nach dem „Warum?“ beantwortet ist, hilft den Betriebsräten (einmal mehr) die EU Datenschutz-Grundverordnung. Nach Artikel 30 DSGVO hat der Arbeitgeber ein Verzeichnis zu führen, in dem alle Prozesse gelistet sind, bei denen personenbezogene Daten verarbeitet werden. Da dies bei Office 365 unzweifelhaft der Fall ist, müssen auch alle Office 365 Dienste im „Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten“ aufgeführt werden. Und genau diese Einträge lässt man sich als Betriebsrat von der Arbeitgeberseite vorlegen. Damit hat man die wichtigsten Informationen bereits zusammen:

  • Was soll eingesetzt werden
  • Wer ist dafür verantwortlich
  • Zu welchem Zweck erfolgt die Verarbeitung
  • Was ist die rechtliche Grundlage der Verarbeitung
  • Welche Personenbezogenen Daten (von Mitarbeitern) werden verarbeitet
  • Werden personenbezogene Daten an Dritte übertragen
  • Wann werden die Daten wieder gelöscht So hat man einen konkreten Rahmen für die BV-Verhandlung, ist seiner Verpflichtung nach § 80 (1) BetrVG nachgekommen – und alles, ohne Mehraufwand für eine Seite zu produzieren.

Der schwierigste Teil

Nachdem eine konkrete Liste der einzusetzenden Komponenten vorliegt beginnt der aufwändigste Teil: herausfinden, was in den einzelnen Produkten regelungsbedürftig ist, und was nicht. Dazu muss man sich mit Begriffen wie „Litigation-Hold, eDiscovery, Vertraulichkeitsbezeichnungen, Nachrichten-Richtlinien, Transportregeln, Insider Risk Management, Delve, Microsoft Graph und vielen anderen mehr auseinandersetzen. Sinnvoll regeln kann man nur, was man – zumindest grundsätzlich – auch versteht.

Wenn man nicht in den eigenen Betriebsrats-Reihen Kollegen hat, die sich technisch sehr gut mit Office 365 auskennen, ist an dieser Stelle externe Unterstützung meist unumgänglich.

Natürlich kann man auch alle Produktbeschreibungen von Microsoft studieren, Funktionen ausprobieren und anschließend selbst die Mitbestimmungsrelevanz bewerten. Aber das kostet Zeit. Viel Zeit. Zumal es hier nicht um die „bunten Oberflächen“, sondern um die administrativen Möglichkeiten, Berichte und Auswertungen geht.

Aber diese Entscheidung kann man getrost dem Arbeitgeber überlassen. Wenn er in endlicher Zeit zu einer Betriebsvereinbarung zu Office 365 kommen möchte, die ja den Einsatz überhaupt erst ermöglicht…

Am Ende des Prozesses sollte zu mindestens zu jedem eingesetzten Produkt eine Liste mit den regelungsbedürftigen Funktionen stehen. Dann kann man konkret darüber verhandeln, ob und wie diese im Unternehmen eingesetzt werden. Und wenn man das jeweils in einer Anlage zur Betriebsvereinbarung festhält kann man den genutzten Funktionsumfang sukzessive erweitern und auch gegebenenfalls wieder ändern.

Auf den Münchner Betriebsrats-Tagen gibt Jörg Schanko noch tiefere Einblicke in die Mitbestimmung bei der Einführung von Office 365. Informieren Sie sich direkt jetzt und laden Sie sich hier das Programm herunter.

Tragen Sie einfach Ihre E-Mail-Adresse ein und Sie erhalten im Anschluss Ihren persönlichen Download-Link.

Es gelten unsere Datenschutzbestimmungen, denen Sie hiermit ausdrücklich zustimmen.

Vertrauen ist gut…

… und ja auch eine Grundidee des Betriebsverfassungsgesetzes. Trotzdem möchte man ja eigentlich nicht auf das gute Gefühl verzichten zu wissen, ob die in einer BV getroffenen Regelungen auch eingehalten werden. Das ist in Office 365 viel einfacher, als in den meisten anderen Software-Paketen – und bei einem Cloud Service auch viel besser möglich, als bei Software, die im eigenen Rechenzentrum läuft. In Office 365 gibt es die Rolle „Globaler Leser“, mit der man alle Konfigurationen zwar lesen, aber nicht verändern kann. Diese Rolle sollte man sich als Betriebsrat in der BV zu Office 365 einräumen lassen. Für die Nutzung dieser Kontrollmöglichkeit gibt es dann verschiedene Wege:

  • über die administrativen Webseiten von Office 365
  • mit einem PowerShell Script, oder
  • mit einer spezialisierten Software wie dem „Office 365 Checker“

Zu guter Letzt

Bleibt noch die „rechtzeitige Unterrichtung“ nach § 90 BetrVG. Aber wie kann ich bei einer Software, die sich ständig ändert („Evergreen Prinzip“) denn überhaupt rechtzeitig unterrichtet sein? Hier helfen Bordmittel von Microsoft. Über die Microsoft Roadmap erhält man eine „Langzeit-Prognose“ über anstehende Änderungen in Office 365 Komponenten. Hier sind bereits jetzt Änderungen publiziert, die erst 2021 verfügbar werden. Die zur Verfügung stehenden Informationen sind zwar noch recht grob, aber für eine Abschätzung der Mitbestimmungs-Relevanz durchaus ausreichend. Die „Kurzfristprognose“ erhält man über das Office 365 Nachrichten Center. Hier werden die Änderungen detailliert beschrieben, bevor sie in die „Preview“ gehen, also den ersten Anwendern (ehemals Beta-Testern) verfügbar gemacht werden. In regelmäßigen Abstimmungsmeetings mit dem Arbeitgeber kann man auf Basis dieser Informationen rechtzeitig festlegen, wie sich auch der zukünftige Einsatz von Office 365 im Unternehmen gestaltet.

Fazit

Die Komplexität von Office 365 lässt sich mit einem vernünftig gestalteten Mitbestimmungsprozess und einer gut strukturierten Betriebsvereinbarung besser und kontrollierbarer regeln, als so manche Software, die „im eigenen Keller“ betrieben wird.

Jörg Schanko

Geschäftsführer | Konversion UG

Jörg Schanko kann auf über 30 Jahre Erfahrung in der IT Branche zurückgreifen. Mehr als 20 Jahre davon war er für die Microsoft Deutschland GmbH tätig, 13 Jahre davon als Betriebsrat. Schwerpunkt der Tätigkeit war die strategische Beratung der Kunden zum Einsatz von Cloud-Technologien wie Office 365 und Microsoft Azure. Er ist außerdem TÜV Nord zertifizierter Datenschutzbeauftragter. Seit 2017 berät er Betriebsräte zu den Themen Digitale Transformation, Datenschutz, Arbeit 4.0 und IT-Mitbestimmung

Auf den Münchner Betriebsrats-Tagen gibt Jörg Schanko noch tiefere Einblicke in die Mitbestimmung bei der Einführung von Office 365. Informieren Sie sich direkt jetzt und laden Sie sich hier das Programm herunter.

Tragen Sie einfach Ihre E-Mail-Adresse ein und Sie erhalten im Anschluss Ihren persönlichen Download-Link.

Es gelten unsere Datenschutzbestimmungen, denen Sie hiermit ausdrücklich zustimmen.

Das könnte Sie auch interessieren:

Allgemein

Betriebsratsvergütung – in aller Munde, oder: Wie man es macht, ist es verkehrt(?)

02.09.20, von Dr. jur. Magnus Bergmann

Betriebsratsvergütung – in aller Munde, oder: Wie man es macht, ist es verkehrt(?)

Auf jeder Grundlagenschulung lernt man, dass das Betriebsratsamt ein Ehrenamt ist und dieses als solches nicht vergütet wird. Aha. Aber was bedeutet das konkret? Max hat es in Schule und Ausbildung nicht zu viel gebracht, er beginnt als Hilfskraft zu arbeiten. Bei der nächsten Wahl wird er katapultartig in alle Ämter gewählt, BR, GBR, KBR und diverse Ausschüsse. Weiterlesen